Postępowanie konkursowe NFZ — przygotowanie placówki

Dobre przygotowanie placówki ma znaczący wpływ na wynik postępowania konkursowego. W tym tekście nie opisujemy przebiegu konkursu krok po kroku. Pokazujemy, co da się przygotować, zanim ogłoszenie się pojawi i dlaczego na część z tych rzeczy po ogłoszeniu jest już za późno.

Podstawowym dokumentem prawnym jest ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Podstawą udzielania świadczeń finansowanych przez Fundusz jest umowa (art. 132 ust. 1), a zawieranie umów odbywa się co do zasady po przeprowadzeniu postępowania w trybie konkursu ofert albo rokowań (art. 139 ust. 1). Kto chce uzyskać kontrakt albo go utrzymać po wygaśnięciu dotychczasowej umowy, musi więc przejść przez postępowanie.

Dlaczego przygotowania zaczyna się przed ogłoszeniem

Ogłoszenie o postępowaniu określa przedmiot, wartość zamówienia i obszar, którego dotyczy oraz termin złożenia oferty. Od chwili ogłoszenia do terminu złożenia ofert są zazwyczaj 2 tygodnie. Jest to zatem dość niewielka ilość czasu na przygotowanie niezbędnych zasobów. Warto, a nawet trzeba, mieć je przygotowane wcześniej – zarówno umowy przedwstępne z personelem jak i niezbędny sprzęt oraz warunki lokalowe.

Ustawa wymienia przyczyny, dla których ofertę się odrzuca (art. 149 ust. 1). Wśród nich są: złożenie oferty po terminie, zawarcie w niej nieprawdziwych informacji, nieokreślenie przedmiotu oferty albo niepodanie proponowanej liczby lub ceny świadczeń, rażąco niska cena, złożenie oferty alternatywnej oraz niespełnianie przez oferenta lub ofertę warunków określonych w przepisach prawa i w szczegółowych warunkach umów. Dwie z tych przesłanek, nieprawdziwe informacje i niespełnianie warunków, nie dotyczą formularza, tylko stanu placówki. Braki formalne i brakujące dokumenty komisja pozwala uzupełnić w wyznaczonym terminie pod rygorem odrzucenia oferty (art. 149 ust. 3), ale braku lekarza albo sprzętu uzupełnić się nie da.

Skąd wiadomo, czego Fundusz będzie wymagał

Wymagania nie są tajemnicą do dnia ogłoszenia. Składają się na nie trzy warstwy dokumentów, dostępne publicznie przez cały rok. Pierwsza to rozporządzenia Ministra Zdrowia określające świadczenia gwarantowane w danym rodzaju i warunki ich realizacji — personel, sprzęt, organizację udzielania świadczeń. Druga to szczegółowe warunki umów, które zgodnie z art. 146 ust. 1 ustawy określa Prezes Funduszu w drodze zarządzeń, osobno dla poszczególnych rodzajów świadczeń. Trzecia to kryteria, według których oferty są porównywane.

Te ostatnie ustawa wylicza w art. 148 ust. 1: jakość, kompleksowość, dostępność, ciągłość i cena udzielanych świadczeń. Szczegółowe kryteria, w podziale na zakresy i rodzaje świadczeń, określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z 5 sierpnia 2016 r. w sprawie szczegółowych kryteriów wyboru ofert, które było wielokrotnie zmieniane — przed każdym postępowaniem trzeba więc sięgnąć po aktualne brzmienie, a nie po wydruk sprzed dwóch lat. Dla placówki oznacza to rzecz bardzo praktyczną: z rozporządzenia da się z wyprzedzeniem odczytać, za co w danym zakresie przyznaje się punkty i sprawdzić, które z tych elementów placówka już ma, które może uzyskać w kilka miesięcy, a które są poza jej zasięgiem.

Samą procedurę składania ofert porządkuje zarządzenie Prezesa NFZ w sprawie warunków postępowania dotyczącego zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Jego załączniki to między innymi wzory oświadczeń oferenta, w tym oświadczenia o wpisach do rejestrów, wzór wniosku w sprawie rachunku bankowego i tabela wzorów podpisów. Warto je przejrzeć wcześniej.

Potencjał: personel

Personel jest elementem oferty, którego nie da się przygotować na ostatnią chwilę i w którym najłatwiej o rozbieżność między deklaracją a rzeczywistością. Przegląd warto przeprowadzić osoba po osobie i objąć nim cztery rzeczy: kwalifikacje wymagane dla danego zakresu wraz z dokumentem, który je potwierdza; podstawę współpracy z placówką; wymiar czasu, w jakim dana osoba faktycznie może udzielać świadczeń; oraz jej zaangażowanie u innych świadczeniodawców.

Ostatni punkt jest źródłem kłopotów częściej, niż się zakłada. Ta sama osoba nie może w tych samych godzinach udzielać świadczeń w dwóch miejscach, a Fundusz widzi dane wszystkich świadczeniodawców naraz. Harmonogram wpisany do oferty „na zapas”, bez uzgodnienia z lekarzem jego pozostałych zobowiązań, wraca później jako problem przy weryfikacji świadczeń. Mechanizm ten opisywaliśmy w tekście o aneksie do umowy i zmianie potencjału — dotyczy on oferty w takim samym stopniu jak umowy już realizowanej.

Potencjał: sprzęt i pomieszczenia

W przypadku sprzętu wymagane są wszystkie dane identyfikujące urządzenie takie jak: nazwa producenta, model, numer seryjny, tytuł prawny do korzystania z urządzenia, dokumenty potwierdzające aktualność przeglądów itp. Zasoby należy wykazać w Portalu w dostępności miejsca udzielania świadczeń, aby zaciągnął się do oferty konkursowej.

Pomieszczenia i miejsce udzielania świadczeń muszą z kolei zgadzać się z wpisem w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Jeżeli placówka planuje uruchomić nową komórkę organizacyjną, zmienić adres albo rozszerzyć zakres działalności, zmiana w rejestrze powinna być dokonana przed postępowaniem.

Dane w systemie Funduszu

Oferta opiera się na danych o strukturze organizacyjnej, personelu i sprzęcie, które świadczeniodawca wprowadza do systemu informatycznego udostępnionego przez oddział wojewódzki. Jeżeli te dane są nieaktualne — figurują w nich osoby, które już nie pracują, sprzęt, który został wymieniony, albo komórki o nieaktualnych kodach — to znacznie łatwiej popełnić błąd i zaznaczyć zasób, którego tak naprawdę nie ma już w placówce. Dlatego zalecana jest aktualizacja potencjału przed przystąpieniem do oferty.

Dokumenty, które warto mieć pod ręką

Lista wymaganych dokumentów wynika każdorazowo z ogłoszenia i z zarządzenia o warunkach postępowania, ale jej trzon jest przewidywalny. W teczce przygotowanej przed ogłoszeniem powinny się znaleźć:

• aktualne dokumenty rejestrowe podmiotu i dokument potwierdzający umocowanie osób, które będą podpisywać ofertę,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje personelu wskazywanego w ofercie, zebrane w jednym miejscu, a nie w aktach osobowych rozproszonych po działach,
• dokumenty sprzętu: tytuł prawny do korzystania z niego i dokumentacja techniczna z potwierdzeniami przeglądów,
• umowy z podwykonawcami, jeżeli część świadczeń ma być realizowana z ich udziałem — ustawa wymaga, żeby umowa z Funduszem określała wykaz podwykonawców i wymagania wobec nich (art. 136 ust. 1 pkt 3),
• dokument dotyczący obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, w formie wymaganej w danym postępowaniu,
• certyfikaty i inne dokumenty, na które placówka chce się powołać w kryteriach oceny, wraz z datami ich ważności.

Przy każdym dokumencie warto zanotować datę ważności. Certyfikat, który wygasa miesiąc przed terminem składania ofert, jest w dniu oceny nieistniejący, a jego odnowienie wymaga czasu, którego w trakcie postępowania już nie ma.

Cena i liczba świadczeń

Oferta musi zawierać proponowaną cenę świadczeń, a jej brak jest podstawą odrzucenia. Jednocześnie komisja może w części niejawnej konkursu prowadzić z oferentami negocjacje dotyczące ceny (art. 142 ust. 6). Placówka powinna więc wejść w postępowanie z policzonymi dwiema wartościami: liczbą świadczeń, którą jest w stanie wykonać zadeklarowanym potencjałem, i ceną, poniżej której realizacja umowy przestaje się bilansować. Bez tej drugiej liczby negocjacje sprowadzają się do zgody na propozycję komisji.

Źródłem do obu wyliczeń są własne dane: wykonanie z poprzednich okresów, struktura udzielonych świadczeń, koszty osobowe i rzeczowe. Placówka, która dopiero ubiega się o pierwszy kontrakt, opiera się na planie — tym ważniejsze, żeby plan odpowiadał potencjałowi wpisanemu do oferty, a nie zakładał zatrudnienia, którego jeszcze nie ma. Warto również zwrócić uwagę na punkty za konkretne świadczenia medyczne.

Hipotetyczny przykład: dwa tygodnie, których zabrakło

Wyobraźmy sobie poradnię, która przez kilka lat realizuje umowę w jednym zakresie i chce wystartować w konkursie na drugi. Po ogłoszeniu okazuje się, że lekarz, na którym ma się opierać nowy zakres, jest zgłoszony w pełnym wymiarze u innego świadczeniodawcy, aparat ma nieaktualny przegląd, a nowy gabinet nie został jeszcze wpisany do rejestru. Każdą z tych spraw da się załatwić, ale żadnej nie da się załatwić w terminie składania ofert. Przykład jest hipotetyczny; pokazuje jednak, że lista przeszkód składa się zwykle z rzeczy drobnych i znanych, tylko odłożonych.

Po rozstrzygnięciu

Ustawa przewiduje dwa środki dla oferenta, który nie zgadza się z przebiegiem albo wynikiem postępowania, i oba mają krótkie terminy. W toku postępowania można złożyć do komisji umotywowany protest w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania zaskarżonej czynności (art. 153 ust. 1); protest złożony po terminie nie podlega rozpatrzeniu. Po ogłoszeniu rozstrzygnięcia świadczeniodawca biorący udział w postępowaniu może w terminie 7 dni wnieść odwołanie do Prezesa Funduszu, które jest rozpatrywane w 14 dni od otrzymania (art. 154 ust. 1 i 2). Uporządkowana dokumentacja oferty przydaje się więc także wtedy.

Przygotowanie oferty, aktualizację potencjału i przegląd dokumentów prowadzimy w ramach obsługi postępowań konkursowych. Zakres wymagań różni się między rodzajami świadczeń — inaczej wygląda w ambulatoryjnej opiece specjalistycznej, inaczej w rehabilitacji leczniczej, leczeniu stomatologicznym czy opiece psychiatrycznej i leczeniu uzależnień; pełną listę obszarów zawiera sekcja zakresów świadczeń. Stan przed postępowaniem pozwala ocenić audyt, a to, co dzieje się po podpisaniu umowy, obejmuje stała obsługa rozliczeń z NFZ. Pojęcia używane w ogłoszeniach i warunkach umów wyjaśniamy w słowniku pojęć NFZ.